اکثر افراد تمایل دارند بدون اینکه نیاز باشد، تلاش خود را بیشتر کنند، کارایی‌شان را افزایش دهند، اما نمی‌دانند چگونه می‌توان زمان را مدیریت کرد. کلید این معما را شخصی به نام پارتو در اواخر قرن نوزدهم میلادی در ایتالیا پیدا کرد و نام آن را قانون ۸۰/۲۰ یا اصل پارتو گذاشت. همانگونه که مستحضرید، در این مقاله از وبلاگ وانیکس به بررسی قانون ۸۰/۲۰ پرداخته‌ایم و تعریف، مزایای آن، جزئیات و نکات کلی آن را برایتان شرح خواهیم داد.
مدیریت زمان چیست؟
در یک تعریف کلی، مدیریت زمان یعنی فرایند برنامه‌ریزی و نظم‌دهی برای تقسیم زمان فرد بین فعالیت‌های خاص وی. شاید برای برخی‌ها به نظر برسد که زمان کافی در طول روز وجود ندارد، اما از آنجا که همهٔ ما ۲۴ ساعت زمان در طول شبانه‌روز داریم؛ پس چرا برخی از افراد بهتر از دیگران به کارهای خود می‌رسند؟ جواب شما در مدیریت بهتر زمان نهفته است. در واقع افراد موفق، به بهترین نحو زمان خود را مدیریت می‌کنند به این معنا که مدیریت زمان را به‌خوبی فراگرفته‌اند.
آشنایی با قانون ۸۰/۲۰
در تکمیل مطالب اشاره شده در بالا، قانون ۸۰/۲۰ به احترام پایه‌گذار آن یعنی ویلفردو پارتو، به نام اصل پارتو هم شناخته می‌شود. وی این قانون را در سال ۱۸۹۶ و در دانشگاه لوزان مطرح کرد؛ علاوه بر این، پارتو در نظریهٔ خود بیان کرده بود که ۸۰ درصد زمین‌ها در کشور ایتالیا، فقط تحت مالکیت ۲۰درصد از جمعیت کشور است. پس از آن، این قانون به یکی از مفیدترین مفاهیم موجود در مدیریت زمان تبدیل شده است. قانون پارتو حاکی از آن است که ۲۰ درصد از فعالیت‌های فرد، ۸۰ درصد نتیجه برای وی را در بر خواهد داشت. در روش مدیریت زمان به سبک پارتو، شما به‌راحتی می‌توانید فعالیت‌های خود را انتخاب کنید و به آن اولویت بدهید؛ ولی نکتهٔ مهم در تعیین موفقیتتان در زندگی و کار، میزان توانایی‌های شما در انتخاب بین مسائل مهم و مسائل کم‌اهمیت است. در واقع افراد موفق، خودشان را موظف می‌دانند تا روزشان را با مهم‌ترین کارهایی که پیش رو دارند آغاز نمایند.
تعریف دقیق و کاربرد قانون ۸۰/۲۰ (اصل پارتو)
قانون ۸۰/۲۰ یا اصل پارتو، واقعیتی جهانی دربارهٔ کارایی عمل و نتیجه‌گیری عمل است. در بسیاری از زمینه‌های مدیریتی، این عدم تعادل دیده می‌شود. در زیر نمونه‌هایی از این مورد آورده شده است:
- ۲۰ درصد برای برنامه‌ریزی فروش، ۸۰ درصد از میزان فروش را تشکیل میدهد.
- ۲۰ درصد مشتری‌ها ۸۰ درصد از سود برای کسب‌وکار را ایجاد می‌کنند.
- ۲۰ درصد مشکلاتی که توسط کاربران اعلام می‌شود، عامل ۸۰ درصد خرابی‌های یک نرم‌افزار است.
- ۸۰ درصد از هزینه‌های درمانی را، ۲۰ درصد از بیماران پرداخت می‌کنند.
در صورتی که بخواهیم از جنبهٔ مدیریت خارج شویم، می‌توانیم اصل پارتو را در عادت‌های روزمرهٔ خودمان مشاهده کنیم؛ برای مثال:
- در ۸۰ درصد اوقات، ۲۰ درصد از لباس‌هایی که دارید را می‌پوشید.
- از بین نرم‌افزارهای فراوان موجود در گوشی‌های موبایل‌مان، ما در اکثر اوقات فقط از نرم‌افزارهای محدودی استفاده می‌کنیم.
- در زمینه روابط اجتماعی نیز افراد اکثر (حدود ۸۰ درصد) زمان خود را تنها با تعداد محدودی از آشنایان خود (حدود ۲۰ درصد) صرف می‌کنند.
اگر اندکی در زندگی روزمره خود دقت کنید، مثال‌های فراوانی در تمام زمینه‌های زندگی خود می‌یابید؛ لذا با استفاده از اصل پارتو تلاش کنید تا تمام جنبه‌های زندگی‌تان را بهبود بخشید، اما سؤالی که پیش می‌آید این است که چگونه می‌توانیم از قانون ۸۰/۲۰ (اصل پارتو) به نفع خودمان استفاده کنیم؟درک اصل پارتو می‌تواند زندگی شما را به شدت دچار تغییر کند. همان‌طور که اشاره کردیم، این اصل بیان می‌کند که ۸۰ درصد از نتایج حاصل شده در زندگی به دلیل ۲۰ درصد از تلاش‌های انجام داده ماست. شاید در نگاه اول به نظر بیاید که قانون ۸۰/۲۰ افراد را به کمتر کار کردن تشویق می‌کند، اما در واقعیت این‌طور نیست.
نگاه کلی این قانون به زمان نیست، بلکه قانون پارتو پیشنهاد می‌کند تا افراد زمینه‌ای که باید روی آن تمرکز فراوانی داشته باشند را پیدا کرده و جهت انجام درست آن حوزه، بسیار تلاش کنند؛ در واقع این قانون از افراد می‌خواهد برای دستیابی به موفقیت، ۲۰ درصد سرنوشت‌ساز فعالیت‌های روزانه‌شان را بیابند.
به کارگیری قانون ۸۰/۲۰ (اصل پارتو) در زندگی
با به‌کارگیری قانون ۸۰/۲۰ در زندگی روزمره می‌توانید کارایی خود را بالا ببرید، اما امکان دارد آغاز استفاده از اصل پارتو در زندگی‌تان به نظرتان چالش‌برانگیز بیاید.
در ادامه مقاله و برای تکمیل نکات، نحوه به‌کارگیری درست این اصل در زندگی را مرور می‌کنیم.
در اختیار داشتن کنترل زمان
اصل پارتو تنها زمانی کارایی‌اش را نشان میدهد که بتوانید به‌درستی تشخیص دهید آن ۲۰ درصد از تلاش‌هایی که باعث ایجاد ۸۰ درصد از نتایج در زندگی شما می‌شوند، چه‌کارهایی هستند (و اینکه ۸۰ درصد دیگر از فعالیت‌هایی که سود مشخصی برایتان ندارند را معین کنید)؛
لذا برای تشخیص این قضیه، سعی نمایید کارهایی را که در طی روز انجام می‌دهید، به دقت پیگیری کنید. برای این کار، بهترین راهکار ممکن این است که از تمام کارهای انجام شده در طول روز، فهرست دقیقی تهیه کنید. به مدت یک هفته، هر کار روزانهٔ خود را در دفتر مخصوص ثبت نمایید.
سعی کنید به‌دقت تمام کارها را ثبت نکنید؛ چرا که ثبت فعالیت‌های هر دقیقه نیز اهمیت ویژه‌ای دارد. حتی اگر بین فعالیت‌های شغلی خود ۱۰ دقیقه صفحه اینستاگرامتان را چک کرده‌اید، باید این فعالیت را نیز در لیست کارهای روزانهٔ خود ثبت کنید. بعد از گذشت یک هفته، کاملاً آشکار می‌شود که در طول روز چه‌کارهایی را انجام می‌دهید. حال به‌سادگی متوجه می‌شوید ۲۰ درصد فعالیت سرنوشت‌ساز زندگی‌تان چه چیزهایی هستند.
تمرکز بر روی فعالیت های مهم
پس از مشخص‌کردن فعالیت‌های انجام شده در طول روز، متوجه خواهید شد که بعضی کارها با اینکه برایتان سود مشخصی ندارند، اما انجام آن‌ها در طول روز ضروری است. بهترین راهکار برای این دسته از فعالیت‌های کم سود، خودکار کردن آن‌هاست. برای درک بهتر این موضوع مثالی می‌زنیم: درصورتی‌که انجام حساب و کتاب‌های روزانه‌تان زمان زیادی را در هفته از شما می‌گیرد، شما می‌توانید به‌جای وقت‌گذاشتن برای این حساب و کتاب‌ها، از نرم‌افزارهای اتوماتیک برای انجام این موارد استفاده کنید؛ بنابراین با این روش، زمان بیشتری برای تمرکز بر روی فعالیت‌های مهم خود خواهید داشت.
بازبینی لیست وظایف
با در نظر گرفتن مزایای قانون ۸۰/۲۰ در مدیریت فعالیت‌ها و زمان، باید لیست وظایف روزانهٔ خود را بازنگری کنید. این لیست وظایف، باید بر اساس اولویت‌های‌تان باشد تا بتوانید کارهای کم‌اهمیت و کم سود را در کمترین زمان ممکن انجام دهید که زمان مناسبی برای انجام وظایف اصلی داشته باشید؛
لذا بهتر است بر اساس میزان دشواری فعالیت‌ها، وظایف‌تان را شماره‌گذاری کنید. سپس مقدار اهمیت هر وظیفه را بنویسید. با اجرای این راهکار، شما قادر هستید اول روی کارهایی که با کمترین تلاش منجر به بیشترین بازدهی می‌شوند، زمان بگذارید؛ سپس در ادامه روز، کارهایی که زمان‌بر و انرژی‌بر هستند؛ اما تاثیر زیادی در موفقیتتان دارند را انجام دهید.
مشخص کردن زمانی از طول روز که در آن بیشترین کارایی را دارید
اغلب افراد در بازه‌ای از روز انرژی زیادی دارند و می‌توانند روی انجام کارها بیشتر متمرکز شوند؛ برخی از افراد صبح‌ها انرژی بیشتری داشته و عدهٔ دیگر نیز شب‌ها بهتر می‌توانند روی کارهای خود تمرکز کنند؛
لذا شما نیز بهتر است بازه‌ای در طول روز که بیشترین کارایی خود را دارید مشخص نمایید و سعی کنید برنامه خودتان را به شکلی بچینید که در آن زمان مهم‌ترین فعالیت روز را انجام دهید. مثلاً فردی که صبح‌ها می‌تواند بهتر کارهایش را انجام دهد و عصرها کم‌حوصله است، باید برنامهٔ روزانهٔ خودش را طوری بنویسید که ۲۰ درصد فعالیت‌های مهم خود را صبح‌ها انجام دهد.
به حداقل رساندن حواس‌پرتی ها
در اطرافمان منابع متعددی وجود دارند که قادرند در حین انجام کاری حواسمان را پرت کنند. خبر خوبی که در این رابطه داریم، این است که شما با استفاده از اصل پارتو می‌توانید این حواس‌پرتی‌ها را به حداقل کاهش دهید.
در واقع ۲۰ درصد منابع دوروبرتان، منشأ ۸۰ درصد حواس‌پرتی شما هستند؛ لذا سعی کنید منبع اصلی حواس‌پرتی‌تان را پیدا کرده و مشخص نمایید، کدام عوامل بیشتر در بهم زدن تمرکز شما نقش دارند؛
سپس در ادامه، با استفاده از راهکارهای مختلف، آن‌ها را حذف کنید. برای مثال اگر پیام‌های دریافتی موبایلتان باعث حواس‌پرتی شما می‌شود در زمان کار، موبایل خود را خاموش نمایید تا بهتر بتوانید بر روی کارتان متمرکز شوید.
افزایش بازدهی فعالیت ها
همان‌طور که متوجه شدید، قانون ۸۰/۲۰ بیان می‌کند که ۲۰ درصد از تلاش‌های ما، ۸۰ درصد از نتایج را ایجاد می‌کنند؛ پس بهتر است فعالیت‌های کم سود را پیدا کرده و حتی‌الامکان سعی کنید آن‌ها را از لیست فعالیت‌های روزمرهٔ خود حذف کنید. فعالیت‌های کم سود، فقط باعث خستگی شما شده و راه رسیدن‌تان به اهداف را طولانی‌تر می‌کنند.
سخن پایانی
در این مقاله از وبلاگ وانیکس سعی کردیم صفر تا صد قانون پارتو، نحوه استفاده و فواید آن برای رسیدن به اهداف را بیان کنیم. هدف نهایی ما در این مجموعه، کمک به شما عزیزان جهت دستیابی به موفقیت‌های بیشتر در حوزه‌های گوناگون زندگی است.
امیدواریم خواندن مقاله قانون ۸۰/۲۰ یا قانون پارتو برایتان مفید واقع شده باشد. در صورت درگیر شدن ذهن‌تان با هرگونه سؤال و ابهامی، کارشناسان مجموعه وانیکس آمادهٔ پاسخگویی به سوالات شما علاقه‌مندان به این زمینه هستند.
