از مکالمات ساده شما با یک بازرگان در شبکه اجتماعی یا ایمیل‌زدن به او برای عقد قرارداد حقوقی همگی در دسته مکاتبات بازرگانی قرار می‌گیرند که نیازمند رعایت قوانین خاصی هستند. در تجارت با افراد خارجی اعتماد بین دو طرف حرف اول و آخر را می‌زند. یکی از راه‌های جلب‌اعتماد مکاتبات و نامه های بازرگانی هستند که اصلی‌ترین راه برای ایجاد اعتماد در معامله به‌حساب می‌آید؛ زیرا ازآنجایی‌که هر دو طرف معامله از فرهنگ‌ها و ملت‌های مختلف هستند ممکن است که سوءتفاهم‌های ساده باعث سلب اعتماد دو طرف شود. در ادامه مطلب بیشتر در این باره توضیح می‌دهیم.
انواع نامه های بازرگانی بین‌المللی
هر بازرگان در هرزمان برای مشکلاتی که در معامله دارد می‌تواند با بازرگانان خارجی مکاتبات لازم را داشته باشد؛ بنابراین نمی‌توان به‌صورت دقیق نامه های بازرگانی را به چندین بخش مشخص تقسیم کرد. هرکدام از این نامه‌ها علیرغم شباهت‌هایی که دارند باید به تفاوت‌های آنها نیز دقت کرد. در ادامه انواع نامه‌های بازرگانی را بیان می‌کنیم.
- نامه‌های تجاری
نامه‌های تجاری مهم‌ترین و اصلی‌ترین جزء مکاتبات بازرگانی هستند که هر بازرگانی در طول عمر خود حتماً یکی از نامه‌های تجاری را نوشته است. موضوع نامه‌های تجاری می‌تواند بسیار متفاوت باشد. معمولاً چند موضوع مختلف مانند دریافت کاتالوگ محصول، معرفی شرکت، دریافت نمایندگی شرکت خارجی و یا ارسال قیمت کالا و موضوعاتی از این قبیل را شامل می‌شوند. از آنجا که یک نامه تجاری به‌عنوان یک سند نوشته شده به‌حساب می‌آید باید در نوشتن آن نهایت دقت را کنید. در این بخش به مهم‌ترین نکات برای نوشتن نامه‌های تجاری می‌پردازیم.
- تسلط به زبان فرد مقابل و نگارش نامه به آن زبان
- دقت به نوشتن کلماتی که بار حقوقی دارند.
- استفاده درست از لحن نامه برای برداشت مثبت طرف مقابل
- نوشتن نامه در سربرگ مخصوص شرکت
- انتخاب یک عنوان مناسب و جذب‌کننده
- استفاده از اصطلاحات مناسب بازرگانی به زبان فرد مقابل
- احترام به زبان، فرهنگ، دین و هویت فرد مقابل
- پرهیز از کلمات مبهم و پیچیده
- عدم استفاده از الفاظ محترمانه و نوشتن نامه به لحن رسمی
- نامه باید شامل اطلاعات تماس و آدرس و ایمیل باشد.
- شخص حقیقی یا حقوقی موردنظر باید مورد خطاب قرار بگیرد.
- معرفی محصولات و مشخصات به‌صورت دقیق
- ایمیل تجاری
ایمیل یکی از سریع‌ترین و بهترین راه‌ها برای ایجاد ارتباط با خارج از کشور است. این راه می‌تواند به‌راحتی طرف‌های خارجی شما را در دسترس قرار دهد. هرچند در ایران کمتر از این روش استفاده می‌شود؛ اما همچنان در اکثر کشورهای جهان یکی از اصلی‌ترین راه‌های ارتباطی است.
در ابتدا شاید با خودتان فرض کنید که ایمیل زدن کاری بسیار ساده است، اما واقعیت این است که این کار معمولا پیچیده‌تر از نوشتن نامه تجاری است. در این بخش به برخی نکات که هنگام ارسال ایمیل به شرکت‌های خارجی به شما کمک می‌کند اشاره می‌کنیم.
- حتما از ایمیل رسمی شرکت استفاده کنید.
- ایمیل باید به صورت خلاصه و کوتاه باشد.
- در ایمیل بخش اول را به معرفی خود اختصاص دهید.
- سعی کنید انتهای ایمیل شما یک امضای دیجیتالی وجود داشته باشد.
- شما می‌توانید توضیحات بیشتر را در فایل پیوست ارسال کنید.
- از اصطلاحات و واژگان تجاری بادقت استفاده کنید.
- قرارداد تجاری
هر بازرگان در طول حیات خود به انجام قراردادهای تجاری با شرکت‌های خارجی بسیاری اقدام کرده است. این قراردادهای تجاری در موضوعات مختلف مانند همکاری، خریدوفروش و مواردی از این دسته انجام می‌گیرند.
از آنجایی که قرارداد تجاری یک سند حقوقی به‌حساب می‌آید در عقد آن باید نهایت دقت را به خرج دهید. قرارداد مهم‌ترین سندی است که هر دو طرف در معامله با یکدیگر ردوبدل می‌کنند و می‌توان آن را در مراجع قضایی به استناد گرفت. برخی از نهادها مانند اتاق بازرگانی بین‌المللی یا اتاق‌های مشترک بازرگانی بین کشورها مسئول حل اختلاف بین طرفین معاملات تجاری هستند.
- مکاتبات تجاری در شبکه‌های اجتماعی
در سال‌های اخیر شبکه‌های اجتماعی رشد بسیار زیادی کرده و در عرصه تجارت بین‌الملل راه خود را گشوده است. دسترسی آسان و ارتباط با افراد مختلف در مکان‌های مختلف از طریق شبکه‌های اجتماعی باعث شده است که رسانه‌های اجتماعی ابزار مناسبی برای بازاریابی بین‌المللی کالا، ایجاد ارتباط و شناخت مشتری به‌حساب آیند. شبکه‌های اجتماعی انواع مختلفی دارند و هرکدام از آنها تفاوت‌های خاص خود را دارد. با توجه به مزایا شبکه‌های اجتماعی باید به برخی از نکات در خصوص مکاتبات از طریق این شبکه‌ها دقت کنید.
- تعامل با بازرگانان هر کشور باید از طریق شبکه اجتماعی محبوب همان کشور صورت گیرد.
- در خصوص کلاهبرداری در فضای مجازی باید محتاطانه عمل کرد.
- توجه داشته باشید که شبکه‌های اجتماعی محل مناسبی برای بستن قرارداد یا پیمان‌های حقوقی نیستند.
- هر شبکه اجتماعی برای یک فعالیت خاصی مناسب است.
طراحی نگارش یک نامه بازرگانی
به صورت کلی برای نوشتن نامه بازرگانی باید به یک‌سری از نکات و مراحل برای نوشتن این نامه دقت کنید که در این بخش به این موضوعات کلی می‌پردازیم.
- قبل از نگارش و ارسال هر نامه‌ای یک متن از موضوعات مختلفی که در نظر دارید، تهیه کنید.
- پس از آن با مرور مکرر بخش‌های مختلف متن‌های غیرضروری آن را حذف کنید.
- توجه داشته باشید که جمله یا پاراگراف اول نامه یکی از مهم‌ترین قسمت‌هایی است که می‌تواند اثر بسیار زیادی بر شرکت مقابل داشته باشد. در این پاراگراف می‌توانید خود یا شرکت خود را معرفی و هدف نامه را بیان کنید اگر این نامه در پاسخ به نامه ارسالی از طرف خریدار است در پاراگراف اول سعی کنید بابت نامه ارسال شده از ایشان تشکر کنید.
نکات مهم در نگارش نامه های بازرگانی
در ادامه بخش قبل که برای نوشتن نامه بازرگانی به نکاتی در خصوص چگونگی جمع‌آوری متن صحبت کردیم. در این بخش نیاز است که نکات مربوط به جزئیات نامه را بیان کنید.
- املا: اشتباهات و بی‌دقتی در املا در نامه‌ها می‌تواند بر خواننده اثر منفی بگذارد. شما سعی کنید که املا و علامت‌گذاری و اصول دستور زبان را بادقت بررسی کنید.
- سمت‌ها، نام‌ها و نشانی‌ها: در نامه‌های تجاری باید نام طرف معامله خود را حتماً به‌درستی بنویسید. در نوشتن آدرس و سمت طرف مقابل اشتباه نکنید.
- عطف به سوابق نامه: در زمان پاسخ به یک نامه تجاری حتماً باید ذکر کنید که این نامه در پاسخ به نامه شماره… است. چنانچه سریع معلوم نکنید که این نامه پاسخ به کدام نامه از طرف مقابله است فرد دچار سردرگمی می‌شود.
- قیمت‌ها و مشخصات کالا: در اعلام قیمت و یا دادن اطلاعات و مشخصات کالا به‌طرف مقابل دچار اشتباه نشویم؛ زیرا این موضوع باعث سلب اعتماد خریدار می‌شود.
- پیوست و ضمائم: اگر در نامه خود به سندی اشاره می‌کنید آن را ضمیمه نامه خود کنید و سپس ارسال کنید.
سخن پایانی
همان‌طور که گفته شد هر کشوری فرهنگ و آداب و قوانین و زبان خاص خود را دارد که رعایت‌کردن آن توسط بازرگانان باعث جلب رضایت بیشتر طرف معامله می‌شود. هر فعالیت تجاری نیازمند حفظ یک ارتباط بلندمدت از سازنده است که وجود زبان مشترک باعث تداوم آن خواهد شد؛ بنابراین آشنایی با اصول نامه‌های بازرگانی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و تسلط کامل بر ساختار انواع نامه‌های بازرگانی امری ساده و آسان برای فعالان در این حوزه می‌باشد.
استفاده از این اصول و قواعد در نامه های بازرگانی به مدیران و کارشناسان بازرگانی، مدیران و کارشناسان خریدوفروش خارجی، دانشجویان و بسیاری دیگر از استفاده‌کنندگان این امکان را می‌دهد تا ارتباطی محکم، قابل‌اعتماد و بلندمدت با کشورهای دیگر برقرار کنند؛ بنابراین در صورت نیاز به نامه بازرگانی برای انجام کارهای خود یا اطلاع از اصول و قواعد آن می‌توانید با کارشناسان مجموعه وانیکس تماس بگیرید.
سؤالات متداول درباره نامه های بازرگانی
-
نامه های بازرگانی شامل چه نامه‌هایی می‌شود؟
مکاتبات تجاری شامل نامه‌های تجاری، ایمیل تجاری، قرارداد تجاری، مکاتبات تجاری در شبکه‌های اجتماعی می‌شود که برای نگارش هرکدام نکات خاصی وجود دارد.
-
ساختار و قالب نامه های بازرگانی چگونه است؟
ساختار هر نامه بازرگانی با توجه به نوع آن متفاوت است. در ابتدا نیاز است که قصد خود را از نامه و سپس نوع آن را مشخص کنید؛ پس از آن از ساختار و قالب تعیین شده استفاده کنید.
