اگر هم تا به حال هیچ ارتباطی با اشخاص خارجی نداشته‌اید، ولی قصد آغاز همکاری با افراد خارجی را دارید حتما می‌توانید حدس بزنید از زمانی که تصمیم به آغاز همکاری با افراد خارجی می‌گیرید جهت فرستادن درخواست همکاری نیازمند نوشتن نامه تجاری و انجام مکاتبات بازرگانی خواهید بود. نامه‌ها و همین‌طور قراردادهای تجاری دو نمونه به شدت پرکاربرد از مکاتبات بازرگانی هستند که در تعامل با طرف‌های خارجی مورد استفاده قرار می‌گیرند. علاوه بر این دو مورد، اصول دیگری هم وجود دارند که می‌خواهیم در مطلب مکاتبه بازرگانی با شرکت های خارجی به آن‌ها اشاره کنیم.
مکاتبه بازرگانی با شرکت های خارجی چیست؟
تجارت چه در هنگامی که بحث در رابطه با واردات محصول است و چه صادرات محصول، نیاز به برقراری ارتباطات خارجی با اشخاص گوناگون از سایر کشورها دارد. قابل توجه است که هر کشوری زبان، فرهنگ، مقررات و آداب خاص خود را دارند که رعایت کردن تمام آن‌ها از طرف بازرگانان امری ضروری است. از آنجا که اشخاص دسترسی آسانی به بازرگانان و تجار خارجی ندارند، اکثر مکالمات، صحبت‌ها و همین‌طور قراردادهای آن‌ها به طور مکتوب و درواقع از راه دور انجام می‌گیرد.
مکاتبات بازرگانی دربردارنده‌ی نامه‌ها، قراردادها، مکالمات، بحث‌ها، گفتگوها و همین‌طور نشست‌ها بوده که یک شخص بازرگان برای صادرات یا واردات محصول نیاز است آن‌ها را انجام دهد. از این رو از مکالمات ساده شخص شما با یک فرد بازرگان خارجی از راه دور و با استفاده از شبکه‌های اجتماعی، ایمیل زدن به او تا عقد قرارداد حقوقی تماما در زمره مکاتبات بازرگانی قرار می‌گیرند و باید در آن‌ها اصول و قواعد خاصی توسط افراد رعایت شود. در تجارت خارجی، اعتماد داشتن افراد به یکدیگر حرف اول و آخر را می‌زند و مکاتبات بازرگانی اصلی‌ترین روش جهت خلق اعتماد در شخص مقابل یا جلب اعتماد او است. با توجه به اینکه دو طرف فرهنگ متفاوتی داشته و از ملل مختلفی هستند، خوشبختانه یک سوءتفاهم کوچک نیز ممکن است باعث به وجود آمدن اعتماد متقابل شود.
انواع مکاتبات تجارت بین‌الملل
اشخاص بازرگان بنا به موضوعات، شرایط و سایر مشکلاتی که پیش روی خود دارند، می‌توانند با افراد خارجی مکاتبه کنند. از این رو نمی‌توان به طور دقیق و اصولی آن‌ها را به چندین قسمت معین تقسیم‌‌بندی کرد. اما می‌توان انواع مختلف مکاتبات بازرگانی خارجی را به یک‌سری بخش‌های حائز اهمیت تقسیم کرد.
توجه داشته باشید که هر یک از این بخش‌ها شباهت‌هایی با یکدیگر دارند، اما باید به سایر نکات تفاوت میان آن‌ها هم دقت کنید. در ادامه این بخش انواع مکاتبات بازرگانی را برای شما بیان می‌کنیم.
۱. نامه‌های تجاری
نامه‌های تجاری را می‌توانید به عنوان اصلی‌ترین و همین‌طور مهم‌ترین جزء مکاتبات بازرگانی حساب کنید که هر شخص بازرگانی در طول فعالیت کاری خود صد در صد به نوشتن یکی از آن‌ها نیازمند خواهد شد. موضوع نامه‌های تجاری می‌تواند خیلی متفاوت باشند.
اما معمولا چند موضوع گوناگون هم‌چون معرفی شرکت یا کالا، دریافت کاتالوگ مربوط به کالا، دریافت کردن نمایندگی شرکت خارجی و دریافت کردن یا ارسال مبلغ کالا به مراتب بیشتر دیده می‌شود. با توجه به اینکه یک نامه تجاری به عنوان یک سند مکتوب عمل می‌کند، نیاز است در نوشتن آن بسیار دقت کنید.
۲. ایمیل تجاری
ایمیل یکی از بهترین روش‌ها و همین‌طور سریع‌ترین آن‌ها جهت برقراری ارتباط تجاری با شرکت‌ها و اشخاص خارجی است. با استفاده از این روش می‌توانید به سادگی به همه طرف‌های خارجی دسترسی پیدا کنید. البته که در کشورمان ایران به مراتب کمتر از ایمیل جهت برقرای ارتباط استفاده می‌شود، با این حال این روش همچنان یکی از اصلی‌ترین روش‌های ارتباطی در بیشتر کشورهای دنیا است.
امکان دارد در نگاه اول اینگونه به نظر شما برسد که ایمیل زدن یک کار کاملا ساده است، ولی واقعیت این بوده که این کار معمولا بسیار پیچیده‌تر از نوشتن یک نامه تجاری معمولی است، بنابراین اگر فکر می‌کنید که به صورت دقیق نمی‌دانید که باید چه کاری انجام دهید، از کارشناسان در این زمینه کمک بگیرید.
۳. قراردادهای تجاری
یک شخص بازرگان مطمئنا در طول فعالیت کاری خود نیاز خواهد داشت که بارها و بارها جهت عقد قراردادهای تجاری و همین‌طور بازرگانی با شرکت‌ها و اشخاص خارجی اقدام کند. این قراردادهای تجاری می‌توانند در شرایط و مواقع گوناگونی هم‌چون همکاری در ساخت یک محصول، خرید یک محصول یا حتی فروش یک کالا نیز کاربرد داشته باشند.
با توجه به اینکه قراردادهای تجاری به عنوان یک سند حقوقی عمل می‌کنند، نیاز است در تدوین و همین‌طور عقد آن‌ها بسیار دقت کنید. قرارداد، حائز اهمیت‌‌ترین سندی است که افراد در صورت رخ دادن هر گونه مشکل، قادر خواهند بود در مراجع قضایی گوناگون به آن استناد کنند. بعضی از نهادها هم‌چون اتاق بازرگانی بین‌المللی و همین‌طور اتاق‌های مشترک بازرگانی میان کشورها، مسئول حل سایر اختلافات و دعاوی تجاری میان طرف‌های تجاری هستند.
۴. مکاتبات در شبکه‌های اجتماعی
شبکه‌های اجتماعی در چند سال اخیر با رشد چشم‌گیری مواجه شدند، به طوری که هم اکنون توانسته‌اند به عرصه تجارت بین‌الملل هم راه پیدا کنند. دسترسی داشتن آسان و برقراری ارتباط با اشخاص گوناگون با استفاده از این شبکه‌ها، موجب شده تا رسانه‌های اجتماعی به مورد بسیار مناسبی برای بازاریابی بین‌الملل محصول، شناخت بهتر مشتری و برقراری ارتباط تبدیل شوند.
Facebook، اینستاگرام، واتس‌آپ، Telegram و همین‌طور لینکدین از جمله شبکه‌هایی به حساب می‌آیند که شما می‌توانید آن‌ها را در بازرگانی خارجی به خوبی مورد استفاده قرار دهید. قابل توجه است که شبکه‌های اجتماعی انواع گوناگونی داشته و هر یک از آن‌ها دارای کارکردها و همین‌طور تفاوت‌های خاص خود هستند.
مکاتبه بازرگانی با شرکت های خارجی با کمک وانیکس
همانطور که مشاهده کردید، مکاتبه بازرگانی با شرکت های خارجی انواع گوناگون و بسیاری دارد. شما باید با توجه به شخص مقابل خود مشخص کنید که می‌خواهید از کدام یک از انواع این مکاتبات استفاده کرده و آن را به نحو احسن و صحیح انجام دهید. انجام این کارها نیاز به تخصص داشته و اگر شما این کار را به درستی و بر اساس اصول آن انجام ندهید، ممکن است ناخواسته به طرف مقابل خود بی احترامی کرده و همه چیز شروع نشده به پایان برسد.
به عنوان مثال تصور کنید که شما از نامه تجاری استفاده می‌کنید، نامه خود را می‌نویسید و سپس آن را به شخص مورد نظر ارسال می‌کنید. همانطور که مشخص است زبان شما و فرهنگ‌تان کاملا با یکدیگر فرق دارند. اکنون تصور کنید که شما در نامه خود یک غلط املایی داشته و یا یک کلمه را کاملا اشتباه به کار برده‌اید. خودتان تصور کنید که شخص مقابل عصبانی خواهد شد. بنابراین کمک گرفتن از کارشناسان در این زمینه یک امر ضروری است.
توصیه می‌کنیم به یک شرکت وارداتی و بازرگانی معتبر که از کارکنانی متخصص برخودار است مراجعه کرده و جهت انجام این کار از آن‌ها کمک بگیرید. یکی از شرکت‌هایی که می‌تواند در این زمینه شما را به بهترین شکل ممکن راهنمایی کند، شرکت وارداتی و بازرگانی وانیکس است. این مجموعه معتبر سال‌هاست که در زمینه واردات فعالیت می‌کند و کارکنانشان توسط متخصصین آموزش دیده‌اند و می‌توانند کار شما را به نحو احسن انجام دهند.
همین‌طور این مجموعه برای آسوده کردن خیال شما یک چک تضمینی نیز ارائه می‌دهد و اینگونه شما می‌توانید تمام تمرکز خود را بدون هیچ نگرانی برای کارتان بگذارید. از دیگر خدمات این مجموعه معتبر می‌توان به واردات کالا از چین، انبارداری در دبی، انبارداری در چین، واردات کالا از دبی و واردات بدلیجات اشاره کرد.
